Organizacija specijalnih događaja edukativnog karaktera

Organizacija specijalnih događaja edukativnog karaktera

Zvuči kao najdosadniji naslov ikad, zar ne? Nekako zvanično, ozbiljno…

To je zbog toga što je ovo je naslov mog završnog rada na Fakultetu organizacionih nauka, koji sam pisala prošle godine. Imala sam tu čast da stvari koje sam u praksi radila pretočim u teoriju. Taj proces mi je bio daleko zanimljiviji nego što sam očekivala. Shvatila sam da svi principi koje sam iznela i uočila imaju direktnu korelaciju sa onim što bi u praksi trebalo da se dešava. Kroz teorijski pristup se prolazi kroz apsolutno sve faze organizacije specijalnih događaja edukativnog karaktera, ali ću ovom prilikom podeliti najvažnije principe (koji mogu stvoriti najviše vrednosti za one koji se ovom temom bave).

Pre samih principa, želim samo da razjasnim na koje tačno događaje mislim. U pitanju su:

  • Konferencije
  • Seminari
  • Radionice
  • Predavanja
  • Paneli
  • Webinari
  • Meetup-i

A sada, principi.

1. Edukacija kao cilj

Često se osećam kao da je ovaj cilj većini negde iskliznuo.

Kome je događaj namenjen? Šta su aktuelnosti i glavni izazovi u industriji? Na koji način program može da olakša život zajednici? Program bi direktno trebao uticati na sva ova pitanja i ponuditi neka konkretna rešenja: informacije, motivaciju, nove veštine ili alate. Sve ovo u formi koja je ciljnoj grupi prilagođena. Dakle, ukoliko su, na primer, u pitanju konkretni alati i vešine, radionica bi u ovom slučaju bila najbolji format. Prava radionica. O kom god formatu da pričamo, najvažnije je da je on prilagođen i razumljiv ciljnoj grupi.

2. U mnoštvu stejkholdera, moramo znati koji nam je fokus

Prosečan događaj edukativnog karaktera ima mnooogo stejkholdera. Kako bi oni ključni bili uključeni potrebno je da im se ponudi neka vrednost.

Adekvatna timska struktura može ovo da isprati. Pre svega da definiše šta će tačno ponuditi i kome, kao i šta će dobiti zauzvrat.

Učesnici događaja su najbitniji stejkholder. Njihovo iskustvo pre, tokom i nakon događaja je fokus. Kako se osećaju, da li im je jasno šta mogu da očekuju, šta će naučiti, koga upoznati i šta će sa sobom poneti kući. Da li će ih neko pitati kakvo im je iskustvo bilo i na koji način će organizator te komentare tretirati. Sve ovo utiče na iskustvo učesnika i u ova pitanja  je potrebno uložiti najviše energije i vremena. Zbog učesnika se i kreiraju ovakvi događaji, zar ne?

Organizacija specijalnih događaja edukativnog karaktera

3. Pripremna komunikacija je veliki deo iskustva

Sve informacije koje učesnici dobiju pre samog događaja utiču na kvalitet njihovog iskustva i dalje na kvalitet samog događaja. Program/agenda i predavači su apsolutni nosioci iskustva. Informacija o programu i predavačima kao i trenutak kada će učesnici dobiti ovu informaciju je veoma važan. Pored toga, sve dodatne, blagovremene i logističke informacije su uvek dobrodošle. Šta učesnici treba da imaju na umu – na primer: nema parking mesta, koliko ranije da dođu na registraciju da ne bi zakasnili na program, ručak i kafa jesu ili nisu uključeni, ….

4. Poštovanje obećanog je obavezno

Sve što je javno napisano, rečeno ili na bilo koji način iskomunicirano ulazi u obećanje organizatora. Ovde bih bacila akcenat na agendu i vreme koje je potrebno uložiti u sam program kao i pravo na učešće u određenim delovima programa. Ponekad se nesporazumi dese kada na primer učesnici i gosti programa očekuju da se uz ulaznicu podrazumeva obrok i kafa. Možda banalno, ali izuzetno utiče na iskustvo učesnika.

Naizgled jednostavo, zapravo je veoma zahtevno i izazovno ispoštovati ove principe. Profesionalni organizatori ove principe imaju prožete kroz svoje ciljeve i sav program prilagođavaju industriji ili ekspertizi kojoj je događaj namenjen.

Nadam se da će se broj organizatora sa profesionalnim pristupom kod nas povećati 🙂

Podeli sa prijateljima! :)